Apoio a Viagens para Trabalho, Evento ou Missão
APOIO FINANCEIRO PARA A PARTICIPAÇÃO DE ESTUDANTES DA UFSC EM EVENTOS DE EXTENSÃO
Inicialmente, recomenda-se buscar o subsídio da PRAE, no caso de estudantes, ou nos centros de ensino, no caso de docentes e técnicos. Diante da impossibilidade de se obter auxílio desses, a PROEX poderá ser consultada.
O apoio financeiro para a participação de estudantes da UFSC em eventos de extensão é regulamentado pela Resolução Normativa nº 1/2018/CEx, de 03/05/2018.
A solicitação de apoio deve ser requerida pelo coordenador da ação de extensão, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da data do início do evento, mediante o preenchimento do formulário para solicitação de apoio financeiro para eventos.
O formulário e anexos devem ser encaminhados para a PROEX por meio do Portal de Atendimento.
Cabe ao Pró-Reitor de Extensão a análise e aprovação da solicitação. A concessão dependerá da disponibilidade financeira da PROEX.
Prestação de contas:
O prazo para prestação de contas é dez dias a partir da data de retorno do evento.
Cada aluno deverá encaminhar, de forma individual, os seguintes documentos (TODOS OBRIGATÓRIOS):
- relatório de viagem (assinado)
- cópia do certificado/declaração de apresentação de trabalho no evento ou participação em competição;
- documentos comprobatórios das despesas (NOTA FISCAL) relativas ao pagamento de deslocamento, inscrição, hospedagem e alimentação, onde constem nome e CPF do estudante.
Os documentos deverão ser encaminhados por meio do Portal de Atendimento.
DIÁRIAS E PASSAGENS PARA SERVIDORES
Inicialmente, recomenda-se buscar o subsídio no departamento no qual o servidor está lotado ou na direção do centro de ensino. Diante da impossibilidade de se obter auxílio desses, a PROEX poderá ser consultada.
O apoio a viagens com concessão de passagens e/ou diárias somente será concedido a integrantes docentes ou técnico-administrativos de projetos de extensão registrados no SIGPEX, mediante análise de documentação encaminhada ao Pró-Reitor de Extensão.
A solicitação deve ser encaminhada à PROEX com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da data de partida da viagem pretendida através do portal de atendimento.
Documentos exigidos, todos obrigatórios:
- Proposta de concessão de diárias e passagens;
- Convite, comprovante de inscrição, aprovação de artigo, etc;
- Programação do evento, página do evento;
- Documentação que comprove a participação em atividades que exijam a realização de trechos com embarque e desembarque em locais distintos (quando houver);
- Declaração de renúncia de diárias e/ou passagens, quando for o caso;
- Para viagens internacionais, é obrigatório ainda anexar a autorização publicada no Diário Oficial da União de afastamento do país;
- Autorização formal do Reitor nos seguintes casos de viagens:
- por prazo superior a cinco dias contínuos;
- em quantidade superior a trinta diárias intercaladas por proposto no ano;
- de mais de cinco pessoas para o mesmo evento;
- que envolvam o pagamento de diárias nos finais de semana;
- em caráter de urgência; e
- para o exterior sem ônus e com ônus limitado.
A prestação de contas deve ser encaminhada para a PROEX, via portal de atendimento, no prazo impreterível de cinco dias corridos contados do retorno da viagem. Documentos obrigatórios:
- Relatório de viagem NACIONAL OU INTERNACIONAL (relato detalhado de atividades desenvolvidas, bem como proposição de ações, programas ou plano de trabalho como consequência da missão realizada),
- Certificado de participação ou documento equivalente (ata de reunião, lista de presença, declaração, carta de agradecimento, etc.),
- Comprovantes de embarque (original ou segunda via dos canhotos dos cartões de embarque; recibo do passageiro obtido quando da realização do check- in via internet; ou declaração fornecida pela companhia aérea),
- Comprovantes de despesas (hospedagem, alimentação).
A participação de servidores em feiras, fóruns, seminários, congressos, simpósios, grupos de trabalho e outros eventos será de, no máximo, dois representantes para eventos no país e um representante para eventos no exterior, por unidade.
Somente em caráter excepcional e quando houver necessidade devidamente justificada, o número de participantes poderá ser ampliado mediante autorização prévia e expressa do Reitor.