Ações de Extensão no SIGPEX
Orientações Gerais para Registro de Ações de Extensão
Acesso ao SIGPEX. O SIGPEX utiliza o Sistema de autenticação centralizada da UFSC.
Troca de senha e e-mail. A senha do SIGPEX é a mesma do idUFSC. Caso o usuário esqueça a sua senha, deve seguir as orientações para a troca de senha do idUFSC. Importante: a senha nunca deve ser compartilhada com terceiros. A responsabilidade pelas informações em um registro de ação de extensão é exclusivamente do coordenador.
E-mail de contato. Ao longo da tramitação dos registros, serão enviados e-mails informando sobre a situação, inclusive lembrando sobre a data do relatório final. O SIGPEX utiliza o e-mail preferencial constante no cadastro na UFSC.
Coordenador. O coordenador de uma ação de extensão pode ser um servidor docente ou técnico-administrativo integrante do quadro de pessoal permanente da Universidade, no efetivo exercício de suas atividades. Não poderão ser registrados como coordenadores professores substitutos, professores visitantes, professores aposentados, pos-doc, professores voluntários e estudantes de quaisquer níveis.
Participante. Podem participar de ações de extensão membros internos (professores, TAES e estudantes regulares) e membros externos (sem vínculo com a UFSC, inclusive pós-doc), desde que a proporção de membros internos seja de 2/3. Membros internos, podem ter seu cadastro localizado no SIGPEX pelo nome, número de matrícula, Siape ou CPF.
Coordenador de Extensão do Departamento. É o docente responsável pela análise e aprovação dos formulários de extensão do seu respectivo departamento. Indicado pelo Chefe do Departamento e nomeado por meio de portaria pelo diretor do Centro de Ensino.
Tramitação de ações de extensão. A tramitação completa do registro de uma ação de extensão consiste nos seguintes passos:
- Registro da ação
- Aprovação pelo departamento do coordenador e dos participantes, se necessário. Caso a ação envolva mais de um departamento, será aprovada novamente pelo departamento do coordenador da ação.
- Realização da ação
- Finalização da ação e preenchimento do relatório final
- Aprovação do relatório final pelo departamento do coordenador.
- Importante: Em ações de extensão que envolvam a participação de servidores de outros departamentos, passarão também pela aprovação do centro.
Exclusão de registro. Registros podem ser excluídos somente enquanto na forma de rascunhos, antes de serem submetidos à aprovação pelo departamento do coordenador. Nesse caso, não há necessidade de relatório final e tudo se passa como se a ação nunca tivesse sido registrada. Se a atividade já tiver sido aprovada, mas não iniciada, acesse o respectivo formulário de registro e clique na aba “Relatório Final” e depois selecione a opção “atividade cancelada” e o sistema encerrará o seu formulário. É conveniente você informar ao seu departamento que a ação não foi realizada. Se a ação já foi iniciada, faça o relatório informando quais as etapas foram realizadas, altere a data de término e explique os motivos pelos quais teve que interrompê-la.
Alteração de dados. Os dados do formulário podem ser alterados enquanto a ação de extensão ainda estiver na forma de rascunho. Depois de enviados para aprovação, é necessário colocar “em revisão” para fazer novas alterações, por meio do botão “revisar formulário”. A única exceção é a possibilidade de incluir ou excluir participantes, o que pode ser feito a qualquer tempo, antes da elaboração do relatório final. Se o participante for servidor docente ou técnico-administrativo, sua participação deverá ser aprovada pelo respectivo departamento. Se forem estudantes ou externos à Universidade, não é necessária a aprovação do participante.
Substituição de coordenador. Caso necessário (afastamento a trabalho, doença etc.), o coordenador deve elaborar o relatório final da ação de extensão, dando informações sobre as ações realizadas até aquele momento e explicar os motivos de seu afastamento. Caso a atividade continue, o novo coordenador deve fazer um novo registro e fazer referência à ação de extensão anterior, informando o número de registro da ação de extensão do coordenador anterior. Excepcionalmente, em alguns casos, é possível substituir o coordenador de uma ação de extensão usando o modelo de documento encontrado na página em “Orientações Gerais/Substituição do Coordenador de Projetos de Extensão”. O documento preenchido e assinado deve ser encaminhado ao Pró-Reitor, por meio do Portal de Atendimento da PROEX.
Captação de recursos. Todos os recursos captados em ações de extensão devem recolher os ressarcimentos previstos no Art. 26 da Resolução Normativa nº 88/2016/CUn, de 25 de outubro de 2016, conforme explicação no documento Orientações Financeiras. Preferencialmente deve-se usar uma Fundação de Apoio.
Cursos de especialização. Cursos de especialização (mais de 360h para graduados) propostos pela UFSC não devem ser considerados ações de extensão, e sim de pós-graduação. Como tal, devem tramitar pela PROPG.
Aprovação de ações de extensão. Assim que a ação for analisada no Departamento, o SIGPEX enviará um e-mail ao coordenador da ação comunicando se a ação de extensão foi aprovada ou não pelo departamento. Se a ação de extensão for aprovada e não contar com outros participantes de diferente departamentos da UFSC, a ação poderá ser iniciada. Se a ação de extensão for aprovada e contar com participantes de outros departamentos, cada participante deverá ser aprovado no departamento de origem. Após a aprovação da participação de todos os participantes, o formulário retorna para aprovação do coordenador de extensão do departamento e, após aprovado, a ação pode ser iniciada.
Acúmulo de bolsas de extensão por estudantes. A legislação da UFSC não permite que alunos de graduação que tenham bolsa de extensão com recursos orçamentários acumulem bolsas de qualquer natureza, nem tenham vínculo empregatício. Saiba mais sobre Bolsas para Estudantes de Graduação da UFSC lendo a Resolução 09/2010/CUn.
Registro retroativo. Todas as ações de extensão devem ser registradas e aprovadas pelos Departamentos sempre antes de serem realizadas. O registro retroativo de 30 dias, ainda permitido pelo sistema de registro de ações de extensão, deve ser utilizado excepcionalmente, estando sujeito a sanções em caso de auditorias.
Excesso de horas. O sistema não permite o registro de mais de 8 horas por dia e não permite o registro de horas em fins de semana. Para incluir mais horas é preciso aumentar o período de realização.
Apoio Financeiro às Ações de Extensão. A Pró-Reitoria de Extensão apoia as ações de extensão anualmente por meio do editais, como por exemplo o PROBOLSAS, que oferece bolsas de extensão a alunos de graduação que colaboram com ações de extensão.
Rascunho da ação de extensão. O formulário pode ser preenchido em etapas. Há no formulário uma opção para salvar o seu trabalho como rascunho. Uma ação de extensão salva como rascunho pode ser eliminada da base de dados sem deixar vestígios.
Prorrogação de prazo. O procedimento para poder prorrogar o período da atividade é “revisar o formulário” e alterar a data final. Para tal, o coordenador deve clicar no calendário ao lado da data final, escolher o ano, o mês e clicar no dia, depois salvar. Importante lembrar de fazer as alterações necessárias em função da alteração do período de vigência da ação, como carga horária e período dos participantes, verificar as pendências e reenviar para aprovação. A opção de “atividade em andamento” para prorrogar projeto da aba relatório final do SIGPEX foi desabilitada por estar apresentando inconsistências.
Encerramento antecipado. Se a ação de extensão terminar antes do prazo previsto, o coordenador deve acessar o SIGPEX, editar a data de término, marcar a atividade como encerrada e preencher o relatório final, justificando as circunstâncias que levaram ao encerramento da ação de extensão antes do prazo previsto.
Renovação de registro. Após a aprovação do relatório final de uma ação de extensão, esta pode ser renovada, mantendo-se todas as informações da ação de extensão anterior, exceto o período de realização e o número de registro.
Orientação de estudantes. Docentes e técnico administrativos podem registrar ações de extensão, mas somente docentes podem ser orientadores de estudantes-bolsistas em ações de extensão, conforme dispõe o artigo nono do Decreto 7416.
Número de pessoas atingidas pela ação. É uma das informações mais importantes do ponto de vista institucional. Apesar de altamente impreciso e questionável, é o indicador utilizado pelo MEC para avaliar as ações de extensão da universidade e devem ser feitas estimativas razoáveis para esse número. Valores muito pequenos prejudicam a universidade, mas valores muito elevados são desconsiderados e também prejudicam a instituição. Devem ser consideradas apenas as pessoas diretamente atingidas.